FORMAS DE NOTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

 

Todos los actos administrativos que profieran las entidades públicas deben ser notificados en la manera que indique la ley, con la finalidad de garantizar el principio de publicidad de las actuaciones estatales para que puedan ser conocidas por el público en general, en el caso de procedimientos estatales adelantados en contra de personas naturales y jurídicas cobra especial relevancia, ya que no solo se trata de la publicidad de los actos proferidos, debido a que también se garantiza el derecho de defensa y el debido proceso del investigado.

 

En el procedimiento administrativo de cobro y en la etapa persuasiva, también se deben dar a conocer las actuaciones de la administración tributaria, que se adelantan y deben ser notificadas al contribuyente; el artículo 563 del Estatuto Tributario establece que la notificación de las actuaciones administrativas debe efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, en su última declaración de impuestos, si efectúa el cambio de dirección la anterior seguirá siendo válida durante los tres meses siguientes, aunque no perjudica la validez de la nueva dirección informada. Si no es posible informar el acto proferido a la dirección indicada, le será notificado al contribuyente por medio de publicación en el portal web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contenga mecanismos de búsqueda por identificación personal.

 

El artículo 565 del Estatuto Tributario define las formas de notificación de los actos de la administración tributaria, disponiendo que todos los requerimientos, autos, emplazamientos, citaciones, resoluciones que impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben ser notificadas de manera electrónica, personalmente o por medio de la red oficial de correos o cualquier otro servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por entidad competente.

 

Las providencias que deciden recursos se deben notificar de modo personal o por edicto si el citado no comparece dentro de los diez días siguientes, los cuales deben ser contados a partir de la fecha de la introducción al correo del aviso de citación, aunque también se puede efectuar la notificación electrónica. El edicto debe ser fijado en lugar público de la entidad por término de diez días y debe contener el respectivo acto administrativo; en el caso de notificaciones por correo se debe entregar una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el deudor.

 

Si la notificación por correo se efectúa a una dirección distinta a la informada en el registro único tributario (RUT), la administración tiene la facultad de corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto administrativo; si el contribuyente, agente retenedor, responsable o declarante actúa a través de un apoderado, la administración puede realizar la notificación y se entenderá surtida, a la última dirección que dicho apoderado tenga en el RUT.

 

La notificación electrónica se debe realizar a la dirección o sitio electrónico que indique el deudor, y que haya optado de manera preferente por este tipo de notificación, la cual se entenderá surtida cuando se produzca el acuse de recibo, dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en el sitio o dirección electrónica, y los términos legales se computarán a partir del día hábil siguiente a aquel en que quede el notificado el acto administrativo.

 

Cuando la liquidación oficial haya sido enviada a una dirección distinta a la indicada por el contribuyente, puede ser corregida en cualquier tiempo haciendo el envío a la dirección correcta, caso en el cual los términos legales sólo comenzarán a correr a partir de la notificación en debida forma, lo cual es aplicable al envío de citaciones, requerimientos y otros comunicados. Si las notificaciones enviadas por correo son devueltas por cualquier razón, se debe proceder con la notificación por aviso transcribiendo la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN, junto con mecanismos de búsqueda por número de identificación personal, también debe hacer divulgación en un lugar de acceso al público de la entidad.

 

La notificación efectuada se entiende surtida para la administración en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente el término para responder o impugnar los actos administrativos será contado desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación, no obstante esto no tiene aplicación cuando la devolución del correo se genere por notificación a dirección distinta de la registrada en el RUT, caso en el cual se deberá notificar a la dirección correcta en el término legal que señale la ley.

 

Cuando el contribuyente asiste personalmente o mediante apoderado ante la entidad que lo cita, (artículo 569 del Estatuto Tributario), la notificación personal deberá ser practicada por funcionario de la administración en el domicilio del interesado o en la oficina de impuestos respectiva cuando comparezca mediante citación o lo haga de modo voluntario, el funcionario encargado de hacer la notificación debe poner en conocimiento del interesado el acto administrativo correspondiente, entregando una copia del mismo y se hará constar la fecha de la respectiva entrega. En el acto de notificación de la providencia debe dejarse constancia de los recursos que proceden contra el acto administrativo notificado.

 

 

 

Doctor Manuel Andrés León Rojas

Especialista en derecho tributario



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