DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA VS PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN RESERVADA Y CLASIFICADA DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

En reiteradas ocasiones, producto de los derechos de petición donde particulares solicitan información personal de servidores públicos, entran en conflicto el derecho a acceder a la información pública, frente a la protección de la información personal de los funcionarios; en ese sentido, es preciso abordar el marco legal y constitucional respecto de la viabilidad jurídica para acceder a dichos requerimientos sin que con ello se vulneren los límites de la privacidad e intimidad de las personas. 

  1. Acceso a la Información Pública 

El Artículo 23 de la Constitución Política, al referirse al Derecho Fundamental de Petición, dispone que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la ley. 

En el mismo sentido, la Corte Constitucional, en sentencia T-369 de 2013, enfatizó que el derecho petición consagra de un lado, la facultad de presentar solicitudes respetuosas a las entidades públicas y privadas y de otro lado, el derecho a obtener respuesta oportuna, clara, completa y de fondo al asunto solicitado, la cual debe incluir un análisis profundo y detallado de los supuestos fácticos y normativos que rigen el tema. 

Ahora bien, mediante sentencia C-274 de 2013, la Corte preceptuó que el acceso a la información pública es un derecho fundamental que cumple al menos tres funciones esenciales en nuestro ordenamiento, (i) garantiza la participación democrática y el ejercicio de los derechos políticos, (ii) desarrolla una función instrumental para el ejercicio de otros derechos constitucionales, ya que permite conocer las condiciones necesarias para su realización y (iii) garantiza la transparencia de la gestión pública, y por lo tanto, se constituye en un mecanismo de control ciudadano de la actividad estatal. 

Por su parte, el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción, señala que “todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública”. 

En la misma línea, la Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, refiere en su artículo 4º que “en ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática. 

El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso”. 

Por su parte, el artículo 24, 25 y 26 de la precitada ley refieren: 

“Artículo  24. Del Derecho de acceso a la información. Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la Constitución. 

Artículo  25. Solicitud de acceso a la Información Pública. Es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública. 

Artículo 26. Respuesta a solicitud de acceso a información. Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier persona que presente una solicitud de acceso a información pública. Su respuesta se dará en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011”. 

Ahora, su artículo 7º preceptúa: â€œDisponibilidad de la Información. En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo, estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que preste. 

Consecuente con lo anterior, su artículo 9º reza: “Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan: 

  1. a) La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público. (…) 

  1. c) Un directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas. (…)” 

Por su parte, el Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta la Ley 1712 de 2014, establece en su artículo 5º:  

“Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas. Para efectos del cumplimiento de lo establecido en los literales c) y e) y en el parágrafo 2° del artículo 9° de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5° de la citada Ley, deben publicar de forma proactiva un Directorio de sus servidores públicos, empleados, y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, que contenga por lo menos la siguiente información:

(1) Nombres y apellidos completos.

(2) País, Departamento y Ciudad de nacimiento. 

(3) Formación académica.

(4) Experiencia laboral y profesional.

(5) Empleo, cargo o actividad que desempeña.

(6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institución.

(7) Dirección de correo electrónico institucional.

(8) Teléfono Institucional extensión del servidor público del empleado y/o contratista (lo subrayado, referido en la Resolución 3564 de 2015, MinTic).

(9) Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado.

(10) Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminación, cuando se trate contratos de prestación de servicios”. 

Finalmente, el Anexo Nº 1 de la resolución Nº 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, por medio del cual se fijan los estándares para publicación y divulgación de información a través de medios electrónicos, reitera que el sujeto obligado debe publicar el directorio de información de los servidores públicos, empleados y contratistas, incluyendo aquellos que laboran en las sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o regionales, según corresponda y trae a colación el mismo listado referido en líneas precedentes como el de obligatoria publicación. 

  1. Información Pública Reservada y Clasificada: 

El artículo 74 de la Carta Superior dispone que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley como reservados. 

El párrafo 2º del artículo 9º de la Ley 1712 de 2014, señala que “se omitirá la publicación de cualquier información que afecte la privacidad y el buen nombre de los servidores públicos y contratistas, en los términos definidos por la Constitución y la ley”. 

El artículo 24 del Decreto 103 de 2015, relacionado con la gestión de la información clasificada y reservada establece: “Excepciones al Derecho Fundamental de Acceso a la Información Pública. Los sujetos obligados garantizarán la eficacia del ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública, sin perjuicio de su facultad de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución o la ley, y conforme a lo previsto en los artículos 18 y 19 la Ley 1712 de 2014, en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artículo 6°, de la misma”. 

Así las cosas, el artículo 6º, inciso C de la citada ley, al definir el concepto de Información Pública Clasificada, señala que “es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley”; 

En ese orden, el referido artículo 18, relacionado con las excepciones de acceso a la información preceptúa: 

“Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas (Corregido por el art.  2º, Decreto Nacional 1494 de 2015): Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos: 

  1. a) (Corregido por el art. 1, Decreto Nacional 2199 de 2015) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado; 

  1. b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad (…)”. 

Parágrafo. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable”.

En consonancia con este último parágrafo, el artículo 26 del Decreto 103 de 2015, señala que “los sujetos obligados no podrán permitir el acceso a datos personales sin autorización del titular de la información”. 

Ahora, conforme al inciso G del artículo 3º de la Ley Estatutaria 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data, el “dato privado es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular” y, atendiendo lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 6º “la administración de datos semiprivados y privados requiere el consentimiento previo y expreso del titular de los datos”. 

Colofón de lo expuesto y de conformidad el subtítulo A de las consideraciones, Acceso a la Información Pública, queda claro que los sujetos obligados (entidades públicas, personas naturales o jurídicas que presten funciones públicas, partidos, movimientos políticos o grupos significativos de ciudadanos y entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público), deben publicar de forma proactiva un directorio de sus servidores públicos, empleados, y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, que contenga entre otra, la siguiente información: 

Por lo demás, apelando a lo referido en el subtítulo 2 de las consideraciones, Información Pública Reservada y Clasificada, en los eventos en que se requiere determinar la viabilidad jurídica de entregar a los particulares y donde medie una solicitud de acceso a información pública o un derecho de petición, información privada de los colaboradores o servidores públicos, relacionada por ejemplo con direcciones del domicilio o residencia, teléfonos o correos personales; es procedente negar el acceso a dicha información, al contener los atributos propios de información pública clasificada y de datos privados, pues pertenecen al ámbito propio y particular de las personas, y por su naturaleza Ã­ntima o reservada sólo son relevantes para el titular. En ese sentido, el acceso a dicha información deberá ser denegado de manera motivada y por escrito.

Ahora, la regla precedente no es absoluta, por lo que en los eventos en que el funcionario ha consentido la revelación de sus datos personales o privados, sí se podrá acceder a la solicitud de información correspondiente.



Escrito por:

JORGE ELIECER MORALES ACUÑA

Abogado Universidad Nacional de Colombia

Especialista en Derecho Administrativo, Universidad Santo Tomás

Magíster en Derecho, Universidad Nacional de Colombia

Máster en Estudios Políticos,  U. Complutense de Madrid - U. Internacional Menendez Pelayo

Doctorando en Derecho Universidad Carlos III de Madrid





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