IMPLICACIONES DEL DECRETO 103 DE 2015 PARA LAS ENTIDADES PÚBLICAS, EN LO RELACIONADO CON EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y EL COBRO DE LAS COPIAS QUE REPOSAN EN SU PODER


Al interior de las entidades públicas colombianas, y a partir de lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 103 de 2015, relacionado con el costo de reproducción de la información pública que éstas administran y a solicitud de las personas interesadas, ha surgido el interrogante jurídico sobre las implicaciones prácticas que  tiene la disposición referida. 


En ese sentido, y con el ánimo de contextualizar el marco normativo de la cuestión, resulta preciso señalar que la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, la cual entró en vigencia el 6 de septiembre de 2014, tiene como propósito regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, erigiéndose de esta manera como marco definitorio general de la protección del ejercicio del derecho de acceso a la información pública en el país. 


De conformidad con la citada ley, el diseño, promoción e implementación de la política pública de acceso a la información pública está dirigida por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del Departamento Administrativo de la Función Pública, del Departamento Nacional de Planeación, del Archivo General de la Nación y del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. 


En esa línea, con el objeto de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 en los temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a ésta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información; se sancionó el Decreto 103 de 2015, el cual entró en vigencia el 20 de enero de 2015 y que reglamenta parcialmente la referida Ley 1712 de 2014. 


Y bien, en ese contexto normativo los artículos 23 y 74 de la Carta Política Colombiana, establecen la prerrogativa o derecho que recae en toda persona para presentar peticiones respetuosas a las autoridades, obtener pronta respuesta y acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. 


Frente a este supuesto, ha señalado la Corte Constitucional que “el sujeto obligado o responsable, en la interpretación de la solicitud que debe tramitar o responder, o al establecer los procedimientos internos para asegurar el derecho de acceso a la información, no debe establecer requisitos o etapas previas cuyo agotamiento pueda utilizarse para dilatar de manera irrazonable o desproporcionada el ejercicio de dicho derecho, sino dar una respuesta en forma precisa, completa y en el menor tiempo posible a las solicitudes que se le hagan, y adoptar de manera eficiente los procedimientos que mejor garanticen el derecho. Esto resulta compatible con lo exigido por el artículo 74 constitucional y por el artículo 13 de la Convención Americana, incorporado al bloque de constitucionalidad en virtud de lo consagrado en el artículo 93 de la Carta”. 


Ahora, los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 5º de la Ley 1437 de 2011, preceptúan que toda persona tiene derecho a presentar peticiones, conocer, salvo expresa reserva legal el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa de dichos documentos. 

Frente a este último punto, la Corte Constitucional reiteradamente ha señalado que “la imposición de la carga de asumir el pago de las copias de los documentos solicitados, no significa que dicha limitación resulte violatoria del derecho fundamental de petición, pues es claro que el propósito que anima al legislador, cuando introduce este tipo de disposiciones en el orden jurídico, no es otro que el de pretender racionalizar el ejercicio de la función administrativa (art. 209 de la Constitución Política) así como el de preservar el patrimonio público de las entidades públicas. 


Bajo esta perspectiva constitucional, no existe límite constitucional para que el legislador no pueda establecer condiciones que procuren la racionalización del manejo de sus recursos públicos, siempre, claro está, que tales limites sean razonables y proporcionales respecto a las finalidades constitucionales que se persiguen”. 


Por su parte, el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, contempla que al momento de interpretar el derecho de acceso a la información, se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, y conjuntamente, aplicar el principio de gratuidad, conforme al cual, el acceso a la información pública es gratuito, entendiéndose con ello la imposibilidad  para cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. 

En el mismo sentido, el artículo 27 de la precitada ley refiere que respecto de las solicitudes de acceso a la información pública, la respuesta debe ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y el envío de la misma al solicitante. 


Y en consonancia con lo esbozado, el Decreto 103 de 2015, que, como refería al inicio del escrito, reglamenta la Ley 1712 de 2014, dispone en su artículo 20 que en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública se debe aplicar el principio de gratuidad, y en consecuencia, no resulta viable cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información. 


Ahora bien, zanjado el asunto respecto a la viabilidad de cobrar a los peticionarios la reproducción de información por parte de las entidades públicas, el artículo 21 del Decreto 103 de 2015, en relación con la motivación de los costos de reproducción de información y del procedimiento a seguir por las entidades, dispone: 


“Motivación de los costos de reproducción de información pública. Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado. 

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 4° del presente decreto” (…). 


Colofón, resulta diáfano el derecho que recae en toda persona para presentar peticiones a las autoridades, de obtener pronta respuesta y acceder a los documentos públicos que no tienen reserva legal; todo esto, conforme al principio de gratuidad, el cual debe entenderse en el sentido que no se pueden cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información, lo cual deberá ser motivado mediante acto administrativo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado, pudiendo ser ajustados o modificados de conformidad con el estudio técnico que determine su necesidad.



Escrito por:

JORGE ELIECER MORALES ACUÑA

Abogado Universidad Nacional de Colombia

Especialista en Derecho Administrativo, Universidad Santo Tomás

Magíster en Derecho, Universidad Nacional de Colombia

Máster en Estudios Políticos,  U. Complutense de Madrid - U. Internacional Menendez Pelayo

Doctorando en Derecho Universidad Carlos III de Madrid




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